Quy trình xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho Sinh viên hệ Chính quy theo hình thức trực tuyến

HƯỚNG DẪN

Xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho sinh viên hệ Chính quy

Căn cứ Thông tư số 10/2016/TT-BGD ĐT ngày 05 tháng 4 năm 2016 về việc ban hành Quy chế Công tác sinh viên đối với chương trình đào tạo Đại học hệ chính quy;

Căn cứ tình hình triển khai Hướng dẫn số 1237/HD-ĐHSPKT ngày 14 tháng 12 năm 2021 Về việc hướng dẫn quy trình xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho sinh viên hệ chính quy bằng hình thức trực tuyến, thực tiễn xử lý công việc trong thời gian qua và đề nghị của các đơn vị;

Nhà trường ban hành hướng dẫn các bước xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho Sinh viên hệ Chính quy (gọi tắt là SV), cụ thể như sau:

1. Nguyên tắc: Việc xử lý tạm dừng/thôi học/học lại cho SV được tuân thủ theo Quy trình phục vụ Sinh viên số 36: QT-TS&CTSV-TDTHHL có hiệu lực từ ngày 01/4/2020, chỉ thay đổi về hình thức xử lý đơn theo hình thức trực tuyến.
2. Các bước xử lý tạm dừng/thôi học gồm 04 bước như sau:

   Bước 1: SV nộp yêu cầu trực tuyến (mẫu theo Biểu mẫu 1, 2) cho email phụ trách học vụ của Khoa (danh sách email theo Phụ lục 1).

   Lưu ý: Các đơn vị chỉ xử lý khi SV gửi yêu cầu bằng email do trường cấp để xác thực chính xác SV có nguyện vọng được xử lý học vụ.

   Bước 2: Ở bước này, khi ghi nhận lý do tạm dừng/thôi học của SV, thư ký Khoa trình Ban Chủ nhiệm Khoa tình huống cụ thể để Ban Chủ nhiệm Khoa chỉ đạo tư vấn viên hoặc trực tiếp tư vấn hỗ trợ cho SV. Sau khi có ý kiến đồng ý của BCN Khoa, nhân sự phụ trách học vụ Khoa, thực hiện đăng ký tạm dừng/thôi học trên phần mềm quản lý Student (do PSC viết), xác định tình trạng của SV. Lưu ý, phải chọn chính xác năm học học kỳ hiện tại để phần mềm tính đúng % học phí được giảm theo quy định (Phụ lục 2):

   Nếu SV đang học và không nợ học phí: nhập thông tin năm học học kỳ, nhập chính xác lý do tạm dừng/thôi học và số học kỳ (nếu tạm dừng) theo đơn của SV sau đó bấm lưu và chuyển tiếp (forward) email cho cán bộ phụ trách thư viện (email trong Phụ lục 1) sang bước 3.

• Nếu SV đang học và nợ học phí: trả lời (reply) email cho SV về tình trạng nợ học phí (mức học phí cụ thể phải hoàn tất tại thời điểm SV làm thủ tục), nhắc nhở SV cần trả nợ ngay tránh trường hợp chuyển sang mức đóng học phí khác, yêu cầu SV kiểm tra và hoàn tất học phí trên, kết thúc xử lý. Nếu SV vẫn có nhu cầu tạm dừng/thôi học, SV phải hoàn thành học phí nợ theo hướng dẫn và số tiền học phí còn nợ được Khoa phản hồi ở trên tại địa chỉ https://e-bills.vn/pay/hcmute và thực hiện lại bước 1

• Bước 3: Thư viện nhận email của Khoa, tiến hành nghiệp vụ xử lý nợ sách của SV, nếu SV nợ sách, gửi mail yêu cầu SV hoàn tất công nợ. Sau khi SV hoàn tất công nợ, tiếp tục chuyển tiếp email cho phòng Tuyển sinh và CTSV qua email: huukhanhch@hcmute.edu.vn đồng thời CC cho email SV.

  Bước 4: Phòng Tuyển sinh và CTSV tiến hành nghiệp vụ trình Lãnh đạo trường ký quyết định cho phép SV tạm dừng/thôi học. Thời gian trả kết quả tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận email của Thư viện (không tính ngày Lễ, Tết, thứ Bảy, Chủ nhật). Sau 05 ngày kể từ ngày nhận được email xác nhận hoàn tất công nợ của Thư viện, SV xem tình trạng trên trang online.hcmute.edu.vn.

  Phòng TS&CTV xử lý kỹ thuật cho yêu cầu của SV, nếu không hợp lệ hoặc yêu cầu thêm sẽ trả lời lại cho Khoa và SV. Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyển tiếp mail cho nhân viên xử lý: thulpva@hcmute.edu.vn (cô Thư). Nhân viên xử lý tiến hành in email có đủ các xác nhận, tiến hành in ấn quyết định liên quan, trình Lãnh đạo trường phê duyệt, trả kết quả lại cho Khoa và SV qua email của Khoa và SV.

1. Quy trình học lại gồm 02 bước như sau:

Bước 1: SV email (theo Biểu mẫu 3) cho Phòng Tuyển sinh và CTSV đính kèm file quyết định tạm dừng qua email: huukhanhch@hcmute.edu.vn (thầy Khanh – Phó Phòng Tuyển sinh và Công tác SV). Nhà trường chỉ xử lý khi SV gửi yêu cầu bằng email do trường cấp để xác thực chính xác SV có nguyện vọng được xử lý học vụ, SV phải gửi mail mới, không được reply lại mail tạm dừng.

Bước 2: Phòng Tuyển sinh và CTSV tiến hành nghiệp vụ trình Lãnh đạo trường ký quyết định cho phép SV học lại. Thời gian trả kết quả tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận email của SV (không tính ngày Lễ, Tết, thứ Bảy, Chủ nhật). Sau 05 ngày kể từ ngày gửi đơn xin học lại, SV xem tình trạng trên trang online.hcmute.edu.vn

P. TS&CTSV xử lý kỹ thuật cho yêu cầu của SV, nếu không hợp lệ hoặc yêu cầu thêm sẽ trả lời lại cho SV. Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyển tiếp mail cho nhân viên xử lý: thulpva@hcmute.edu.vn (cô Thư). Nhân viên xử lý tiến hành in email có đủ các xác nhận, tiến hành in ấn quyết định liên quan, trình Lãnh đạo trường phê duyệt, trả kết quả lại cho SV qua email của SV.

Hai quy trình trên sẽ áp dụng cho SV toàn trường kể từ ngày ký đến khi có hướng dẫn mới.

                                                                                           Q. HIỆU TRƯỞNG            

                                                                                PGS. TS Lê Hiếu Giang

Các mẫu đơn:

1/ Tạm dừng: tại đây!

2/ Tiếp tục học: tại đây!

3/ Thôi học: tại đây!

Phụ lục 1: Email Khoa Chính trị và Luật: kctl@hcmute.edu.vn

Phụ lục 2: Căn cứ Quyết định số 1153/QĐ-ĐHSPKT ngày 22/3/2022 Quy định tỷ lệ đóng học phí học kỳ khi sinh viên thực hiện quy trình tạm dừng hoặc thôi học cụ thể như sau:

Điều 18: Chuyển ngành, chuyển trường, chuyển hình thức học 1. Sinh viên được xem xét chuyển sang học một chương trình, một ngành đào tạo khác khi có đủ các điều kiện sau: a) Không đang là sinh viên trình độ năm thứ nhất hoặc năm cuối khóa, không thuộc diện bị xem xét buộc thôi học và còn đủ thời gian học tập theo quy định tại Khoản 8, Điều 2 của Quy chế này; b) Sinh viên đạt điều kiện trúng tuyển của chương trình, ngành đào tạo trong cùng khóa tuyển sinh; c) Chương trình, ngành đào tạo xin chuyển đến chưa vượt quá chỉ tiêu đào tạo cho phép trong cùng khóa tuyển sinh và phải đáp ứng điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo; d) Được sự đồng ý của Trưởng Đơn vị đào tạo (nơi chuyển đi và chuyển đến) và của Hiệu trưởng. 2. Sinh viên được xem xét chuyển trường khi có đủ các điều kiện sau:

a) Không đang là sinh viên trình độ năm thứ nhất hoặc năm cuối khóa, không thuộc diện bị xem xét buộc thôi học và còn đủ thời gian học tập theo quy định tại Khoản 8, Điều 2 của Quy chế này

b) Sinh viên đạt điều kiện trúng tuyển của chương trình, ngành đào tạo cùng khóa tuyển sinh tại nơi chuyển đến; c) Nơi chuyển đến có đủ các điều kiện bảo đảm chất lượng, chưa vượt quá năng lực đào tạo đối với chương trình, ngành đào tạo đó theo quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo; d) Được sự đồng ý của Hiệu trưởng cơ sở đào tạo xin chuyển đi và cơ sở đào tạo xin chuyển đến. 3. Sinh viên được xem xét chuyển từ đào tạo theo hình thức chính quy sang hình thức vừa làm vừa học nếu còn đủ thời gian học tập theo quy định đối với hình thức chuyển đến quy định tại Khoản 8, Điều 2 của Quy chế này. 4. Sinh viên có nguyện vọng chuyển chương trình, ngành đào tạo, chuyển trường, chuyển hình thức học khác phải làm đơn và nộp về Phòng Tuyển sinh và Công tác sinh viên, Phòng Đào tạo Không chính quy (đối với chương trình vừa làm vừa học) chậm nhất 2 tuần trước khi kết thúc học kỳ. Sinh viên được xem xét công nhận kết quả học tập đã tích lũy tương ứng với các học phần trong chương trình đào tạo chuyển đến. 5. Sinh viên thuộc cơ sở giáo dục khác có nguyện vọng chuyển đến học tại Trường phải nộp đơn xin chuyển trường và các văn bản liên quan (giấy chứng nhận kết quả tuyển sinh, bảng điểm học tập, chứng chỉ, chứng nhận,…) về Phòng Tuyển sinh và Công tác sinh viên và Phòng Đào tạo chậm nhất 4 tuần trước khi đăng ký học phần. 6. Trường xây dựng quy định chi tiết về thẩm quyền, điều kiện, thủ tục chuyển chương trình, ngành đào tạo, chuyển nơi học, chuyển cơ sở đào tạo hoặc chuyển hình thức học; việc công nhận kết quả học tập hoặc chuyển đổi tín chỉ đã tích lũy.

Mẫu đơn xin chuyển ngành: tại đây!

Mẫu đơn xin chuyển trường: tại đây!